Funktion

Workflows

Ein wirkungsvolles Werkzeug, um die analytische Arbeit zu automatisieren und zu vereinheitlichen. Workflows speichern fertige Sätze von Anweisungen (Prompts) und Tabellenkonfigurationen, um sie sofort auf neue Dokumente oder Projekte anzuwenden — ohne dieselben Anfragen immer wieder neu an die KI zu formulieren.

1. Die beiden Arten von Workflows

Das System bietet zwei Grundtypen von Workflows:

Assistent (Assistant Workflow)

Für die Arbeit mit dem Dialog-Assistenten. Der Workflow besteht aus einer fertigen, ausführlichen Anweisung (mit Markdown-Formatierung), die zusammen mit den ausgewählten Dokumenten an die KI geht. RechtMind bringt fertige Fachvorlagen mit:

  • Checkliste der Conditions Precedent (CP): Die KI wertet den Darlehens- oder Finanzierungsvertrag aus und erzeugt eine ausführliche Tabelle der Auszahlungsvoraussetzungen nach geltendem Recht — mit automatischer Ausgabe als fertige Word-Datei (.docx) im Querformat.
  • Zusammenfassung des Darlehensvertrags: ausführliche juristische Auswertung des Vertrags mit Fundstellen zu den Normen. Extrahiert werden die Parteien, Limite, Zinssätze, Entgelte, Financial Covenants, Kündigungsgründe, Change-of-Control-Klauseln und weiteres.
  • Zusammenfassung der Gesellschaftervereinbarung (SHA): Auswertung von Gesellschafter- und Beteiligungsvereinbarungen. Extrahiert werden Reserved Matters (qualifizierte Mehrheiten), die Besetzung der Organe, ROFR-, Drag-along- und Tag-along-Mechanismen, Optionen sowie die Auflösung von Pattsituationen (Deadlocks).
NOTE

Sie können eigene Assistenz-Workflows anlegen, zugeschnitten auf die internen Prüf- und Erstellungsstandards Ihrer Kanzlei.

Tabellenvorlage (Tabular Review Workflow)

Für das Modul der Tabellenanalyse (vergleichende Auswertung einer Dokumentgruppe). Der Workflow speichert die fertige Spaltenstruktur der künftigen Vergleichstabelle. Beim Anlegen einer Tabellenvorlage legen Sie je Spalte fest:

  • Spaltenname (etwa „Haftungshöchstgrenze“, „Anwendbares Recht“, „Laufzeit“).
  • Format der extrahierten Daten: Freitext, Aufzählung, Zahl, Prozentwert, Geldbetrag, Ja/Nein, Datum und Kennzeichnungen (Tags).
  • Extraktions-Prompt: die konkrete Anweisung an die KI, wonach sie im Dokument suchen soll, um die Zelle zu füllen.
  • Vorgaben für Kennzeichnungen (Tags): feste Auswahl an Werten für die Einordnung.
TIP

Beim Anlegen einer neuen Vergleichstabelle genügt die Auswahl des gewünschten Workflows — das System erzeugt alle Spalten mit den passenden Datentypen und Prompts automatisch. Der Workflow lässt sich auch auf eine bestehende Auswertung anwenden und ergänzt sie um neue Spalten.

2. Zentrale Funktionen und Zusammenarbeit
  • Flexible Katalogverwaltung: Alle Workflows sind in den Reitern Alle, Mitgeliefert (System), Eigene (von Nutzenden angelegt) und Ausgeblendet organisiert.
  • Mitgelieferte Vorlagen ausblenden: Nicht genutzte Workflows lassen sich vorübergehend ausblenden, damit die Liste übersichtlich bleibt, und bei Bedarf wieder einblenden.
  • Gemeinsamer Zugriff (Sharing): Ein angelegter Workflow lässt sich per E-Mail mit Kolleginnen und Kollegen der Organisation teilen. Es stehen zwei Stufen zur Verfügung: Lesen (Ausführen an eigenen Dokumenten) und Bearbeiten (Ändern von Prompts oder Struktur).
  • Ausführung im Projektkontext: Workflows lassen sich aus dem Hauptmenü oder unmittelbar innerhalb eines Arbeitsprojekts starten, indem die zu prüfenden Dokumente ausgewählt werden.
3. Wie es technisch funktioniert
  • Datenbank: Workflows werden in der Tabelle workflows abgelegt. Berechtigungen und Freigaben werden über workflow_shares gesteuert.
  • Einbindung in den Editor: In den Dialogen des Assistenten erscheint der Workflow als interaktiver Chip (Badge) über dem Eingabefeld. Er lässt sich mit einem Klick entfernen oder um eigene Fragen ergänzen.
  • DOCX-Erzeugung: Die Assistenz-Workflows sind auf die Systemfunktion generate_docx abgestimmt, sodass sich Auswertungsergebnisse unmittelbar als formatierte Microsoft-Word-Dateien exportieren lassen.
Noch Fragen zu den Workflows?

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